Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elke offerte, opdracht en overeenkomst tussen Culture Crush BV, handelend onder de naam Visuals of Love, hierna “de Fotograaf” of “Visuals of Love” genoemd, en de opdrachtgever, hierna “de Klant” genoemd. Door het ondertekenen van een offerte of contract bevestigt de Klant kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en deze integraal te aanvaarden.
Culture Crush BV · KBO/Ondernemingsnummer: 0802.412.407 · BTW: BE 0802.412.407 · Maatschappelijke zetel: André Delvauxpad 60, 2000 Antwerpen · E-mail: info@visualsoflove.com
Artikel 1. Definities
1.1 Fotograaf: Visuals of Love, handelsnaam van Culture Crush BV, evenals elke fotograaf en/of videograaf die in opdracht van Visuals of Love prestaties levert op een evenement van de Klant.
1.2 Klant: de natuurlijke of rechtspersoon die een opdracht geeft aan de Fotograaf voor het leveren van fotografische en/of videografische diensten.
1.3 Opdracht: de overeenkomst tussen de Fotograaf en de Klant, zoals vastgelegd in de ondertekende offerte of het contract, waarin de aard, omvang, datum en prijs van de prestaties zijn bepaald.
1.4 Beeldmateriaal: alle foto’s, video’s, opnames en bewerkte bestanden die in het kader van de Opdracht door de Fotograaf worden gemaakt en geleverd.
Artikel 2. Totstandkoming van de overeenkomst
2.1 Offertes van de Fotograaf zijn vrijblijvend en geldig gedurende dertig (30) kalenderdagen na de offertedatum, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.
2.2 De Opdracht komt tot stand op het ogenblik dat de Klant de offerte schriftelijk of elektronisch heeft ondertekend en het voorschot zoals voorzien in artikel 3 heeft betaald. Pas vanaf de ontvangst van het voorschot is de datum van het evenement geblokkeerd in de agenda van de Fotograaf.
2.3 Mondelinge afspraken of toezeggingen zijn slechts bindend voor de Fotograaf indien deze schriftelijk werden bevestigd.
Artikel 3. Tarieven, voorschot en betaling
3.1 Alle vermelde prijzen zijn uitgedrukt in euro en zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven. De toepasselijke btw is steeds verschuldigd door de Klant.
3.2 Bij ondertekening van de offerte is de Klant een voorschot van vijfentwintig procent (25%) van het totaalbedrag verschuldigd. Dit voorschot is niet terugbetaalbaar en geldt als boekingsgeld om de afgesproken datum vast te leggen.
3.3 Het saldo van vijfenzeventig procent (75%) van het totaalbedrag is verschuldigd uiterlijk zeven (7) kalenderdagen voor de datum van het evenement, op het rekeningnummer dat op de factuur is vermeld.
3.4 Bij niet-tijdige betaling van het saldo behoudt de Fotograaf zich het recht voor de uitvoering van de Opdracht op te schorten of de overeenkomst te ontbinden, onverminderd het recht op vergoeding van schade en kosten.
3.5 Bij laattijdige betaling van een factuur is van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een verwijlintrest verschuldigd van tien procent (10%) per jaar, alsook een forfaitaire schadevergoeding van tien procent (10%) van het openstaande bedrag, met een minimum van vijftig euro (€50).
3.6 Eventuele extra prestaties die niet in de oorspronkelijke offerte zijn opgenomen (bijkomende uren, extra fotograaf of videograaf, albums, prints, …) worden afzonderlijk gefactureerd op basis van de op dat moment geldende tarieven.
Artikel 4. Annulering en verplaatsing van de datum
4.1 Annulering door de Klant gebeurt steeds schriftelijk (per e-mail of aangetekende brief). De annulering is pas geldig vanaf de datum van ontvangst door de Fotograaf.
4.2 Bij annulering door de Klant blijft het voorschot van 25% in elk geval verworven door de Fotograaf, ongeacht de reden of het ogenblik van annulering.
4.3 Naast het verworven voorschot is de Klant bij annulering bijkomend de volgende vergoedingen verschuldigd, berekend op het saldo van de Opdracht:
a) bij annulering meer dan zes (6) maanden voor de datum van het evenement: geen bijkomende vergoeding;
b) bij annulering tussen drie (3) en zes (6) maanden voor de datum van het evenement: vijftig procent (50%) van het saldo;
c) bij annulering minder dan drie (3) maanden voor de datum van het evenement: honderd procent (100%) van het saldo.
4.4 Verplaatsing van de datum is mogelijk indien de Fotograaf op de nieuwe datum beschikbaar is. De Klant verbindt zich ertoe een nieuwe datum aan te vragen binnen een termijn van twaalf (12) maanden na de oorspronkelijke datum. Indien de Fotograaf op geen enkele aangeboden nieuwe datum beschikbaar is, of indien geen nieuwe datum binnen voornoemde termijn wordt vastgelegd, geldt de Opdracht als geannuleerd door de Klant en zijn de bepalingen van artikel 4.2 en 4.3 van toepassing.
4.5 Annulering door de Fotograaf om redenen die niet aan overmacht te wijten zijn, geeft de Klant recht op de terugbetaling van alle reeds betaalde bedragen, met inbegrip van het voorschot. De Fotograaf kan in dat geval niet worden gehouden tot enige bijkomende schadevergoeding.
Artikel 5. Overmacht
5.1 Onder overmacht wordt verstaan: elke onvoorziene en onvermijdbare omstandigheid die de uitvoering van de Opdracht door de Fotograaf onmogelijk of onredelijk bezwarend maakt, waaronder doch niet beperkt tot ziekte of ongeval van de Fotograaf, technisch defect aan apparatuur dat niet tijdig kan worden hersteld, natuurrampen, oorlog, pandemieën, overheidsmaatregelen en stakingen.
5.2 In geval van overmacht aan de zijde van de Fotograaf zal de Fotograaf zich inspannen om een vervangende fotograaf en/of videograaf van gelijkwaardig niveau in te schakelen, gebruikmakend van het team van Visuals of Love of het bredere netwerk. Indien geen vervanging mogelijk is, worden alle door de Klant betaalde bedragen integraal terugbetaald, behoudens reeds gemaakte kosten. De Fotograaf is in dat geval niet aansprakelijk voor enige bijkomende schade.
5.3 In geval van overmacht aan de zijde van de Klant (waaronder afgelaste evenementen ten gevolge van overheidsmaatregelen) hebben partijen het recht om in onderling overleg de Opdracht te verplaatsen naar een nieuwe datum, zonder bijkomende kosten anders dan eventuele meerprijzen voor seizoens- of weekendtoeslagen. Het reeds betaalde voorschot blijft in dat geval geldig en wordt aangewend voor de nieuwe datum.
Artikel 6. Uitvoering van de Opdracht
6.1 De Fotograaf voert de Opdracht uit naar best vermogen en met de zorgvuldigheid die van een professional in zijn vakgebied mag worden verwacht. De Fotograaf hanteert daarbij zijn eigen artistieke en technische werkwijze en stijl, zoals deze blijkt uit eerder werk en het portfolio.
6.2 De Klant verbindt zich ertoe de Fotograaf tijdig en volledig te informeren over alle relevante elementen van het evenement, waaronder timing, locatie(s), gewenste momenten, sleutelpersonen en eventuele beperkingen vanwege de locatie of derden.
6.3 De Klant zorgt op de dag van het evenement voor redelijke werkomstandigheden voor de Fotograaf, met inbegrip van toegang tot de locatie, een veilige plek voor het apparatuur, en, voor opdrachten van meer dan zes (6) uur, een warme maaltijd en niet-alcoholische drank op kosten van de Klant.
6.4 Indien de Klant een wedding planner of andere coördinator inschakelt, kan de Fotograaf rechtstreeks met deze persoon afstemmen, tenzij de Klant uitdrukkelijk anders aangeeft.
6.5 De Fotograaf kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het niet vastleggen van bepaalde momenten indien deze redelijkerwijs niet voorzienbaar waren, niet werden meegedeeld door de Klant, of indien de omstandigheden ter plaatse (licht, drukte, beperkingen door derden) het maken van de gewenste opname verhinderden.
Artikel 7. Levering van het beeldmateriaal
7.1 De geselecteerde en bewerkte foto’s worden geleverd binnen een richttermijn van zes (6) tot acht (8) weken na de datum van het evenement. Eventuele video’s worden geleverd binnen een richttermijn van acht (8) tot tien (10) weken. In drukke periodes kunnen deze termijnen worden overschreden; de Fotograaf brengt de Klant in dat geval voorafgaandelijk op de hoogte.
7.2 De levering gebeurt digitaal, via een online galerij en/of via een gegevensdrager (USB-stick), zoals overeengekomen in de offerte. De online galerij blijft minimaal twaalf (12) maanden beschikbaar.
7.3 De Fotograaf maakt een eigen selectie van de meest geslaagde beelden en bewerkt deze conform zijn eigen stijl. De Klant heeft geen recht op de niet-geselecteerde beelden, noch op tussentijdse of onbewerkte versies.
7.4 RAW-bestanden, projectbestanden en niet-bewerkte opnames maken integraal deel uit van het werkproces van de Fotograaf en worden niet aan de Klant geleverd, behoudens uitdrukkelijke schriftelijke afspraak en mits betaling van een afzonderlijke vergoeding.
7.5 De Klant verbindt zich ertoe de geleverde bestanden binnen een redelijke termijn te downloaden en op te slaan op een eigen back-up. Na verstrijken van de bewaartermijn vermeld in artikel 7.2 is de Fotograaf niet langer verantwoordelijk voor de bewaring van de bestanden.
Artikel 8. Auteursrecht en gebruiksrechten
8.1 De Fotograaf behoudt te allen tijde het volledige auteursrecht op het door hem gemaakte beeldmateriaal, overeenkomstig boek XI van het Wetboek van economisch recht. Het auteursrecht wordt niet overgedragen door de levering van de bestanden of de betaling van de factuur.
8.2 De Klant verkrijgt een persoonlijk en niet-overdraagbaar gebruiksrecht op het beeldmateriaal voor privédoeleinden, waaronder afdrukken, het bewaren in een privéalbum, en het delen met familie en vrienden via privécommunicatie of besloten sociale media.
8.3 Commercieel gebruik van het beeldmateriaal door de Klant of door derden is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Fotograaf en het sluiten van een afzonderlijke licentieovereenkomst.
8.4 De Klant verbindt zich ertoe het beeldmateriaal niet te bewerken, niet bij te snijden in een mate die de artistieke integriteit aantast, en geen filters of kleurbewerkingen toe te passen die de stijl van de Fotograaf wijzigen, alvorens het werk publiek te delen.
8.5 Bij elke publicatie van het beeldmateriaal op sociale media verbindt de Klant zich ertoe de Fotograaf te vermelden of te taggen met de gangbare naam (Visuals of Love) en eventueel het instagrampseudoniem.
Artikel 9. Portretrecht en gebruik door de Fotograaf
9.1 De Fotograaf behoudt zich het recht voor het beeldmateriaal te gebruiken voor eigen promotionele doeleinden, waaronder doch niet beperkt tot: portfolio op de website, sociale media, blogposts, deelname aan wedstrijden, publicaties in vakbladen of trouwblogs, en wedstrijden of inzendingen.
9.2 Indien de Klant niet wenst dat (een deel van) het beeldmateriaal voor promotionele doeleinden wordt gebruikt, dient hij dit uitdrukkelijk en schriftelijk kenbaar te maken voor de start van de Opdracht. In dat geval wordt een aparte regeling overeengekomen, eventueel met een meerprijs.
9.3 De Fotograaf zal bij promotioneel gebruik steeds rekening houden met de waardigheid en de redelijke belangen van de Klant en de afgebeelde personen.
9.4 Beelden die door derden tijdens het evenement aanwezig zijn (gasten, leveranciers, …) kunnen herkenbaar in beeld komen. De Klant erkent dat dit inherent is aan reportagefotografie en zal de Fotograaf vrijwaren voor eventuele aanspraken van derden ter zake.
Artikel 10. Aansprakelijkheid
10.1 De aansprakelijkheid van de Fotograaf is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat in het kader van de betreffende Opdracht door de Klant is betaald, met uitsluiting van alle indirecte schade zoals gederfde winst, gemiste opportuniteiten, of immateriële schade.
10.2 De Fotograaf is in geen geval aansprakelijk voor schade die het gevolg is van onjuiste of onvolledige informatie verstrekt door de Klant, van handelingen of nalatigheden van derden, of van technische problemen waarvoor redelijke voorzorgsmaatregelen werden getroffen.
10.3 De Fotograaf werkt steeds met dubbele opnameapparatuur en maakt onmiddellijk back-ups op meerdere dragers. Niettemin kan in zeer uitzonderlijke gevallen beeldmateriaal verloren gaan door volledige technische storing of overmacht. In een dergelijk geval is de aansprakelijkheid van de Fotograaf beperkt tot het terugbetalen van het deel van de Opdracht dat betrekking heeft op het verloren materiaal.
10.4 De Klant is verantwoordelijk voor de vergunningen en toelatingen die nodig zijn om foto- en/of video-opnames te maken op de gekozen locatie(s), tenzij anders overeengekomen.
Artikel 11. Verwerking van persoonsgegevens
11.1 De Fotograaf verwerkt persoonsgegevens van de Klant in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, “AVG”/”GDPR”) en de Belgische privacywetgeving.
11.2 De persoonsgegevens worden verwerkt voor de uitvoering van de Opdracht, de facturatie, de boekhoudkundige en wettelijke verplichtingen, en de communicatie met de Klant. De rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst en de wettelijke verplichtingen van de Fotograaf.
11.3 De gegevens worden bewaard gedurende de wettelijk verplichte termijnen (zoals tien jaar voor boekhoudkundige stukken) en daarna verwijderd, behoudens andersluidende toestemming van de Klant.
11.4 De Klant heeft te allen tijde het recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar betreffende de verwerking van zijn persoonsgegevens. Deze rechten kunnen worden uitgeoefend via een schriftelijk verzoek aan info@visualsoflove.com.
11.5 Een uitgebreid overzicht van de verwerking van persoonsgegevens is beschikbaar in de Privacyverklaring die op de website van de Fotograaf is gepubliceerd.
Artikel 12. Klachten
12.1 Eventuele klachten met betrekking tot de geleverde prestaties of het beeldmateriaal moeten door de Klant schriftelijk en gemotiveerd worden gemeld aan de Fotograaf, binnen veertien (14) kalenderdagen na de levering van het beeldmateriaal of na het feit waarop de klacht betrekking heeft.
12.2 Klachten geven de Klant niet het recht om de betaling van de factuur op te schorten of te weigeren.
12.3 De artistieke en technische keuzes van de Fotograaf, met inbegrip van de selectie en de bewerking van het beeldmateriaal, zijn niet voor betwisting vatbaar, voor zover deze keuzes overeenstemmen met de stijl van de Fotograaf zoals deze redelijk kenbaar was uit het portfolio.
Artikel 13. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
13.1 Op de overeenkomst tussen de Fotograaf en de Klant is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.
13.2 In geval van een geschil zullen partijen eerst trachten om dit minnelijk op te lossen. Indien geen minnelijke regeling kan worden bereikt, zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Antwerpen, bevoegd.
Artikel 14. Slotbepalingen
14.1 Indien een of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig of niet-afdwingbaar zouden zijn, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. Partijen zullen in dat geval de nietige bepaling vervangen door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk aansluit bij de oorspronkelijke bedoeling.
14.2 De Fotograaf behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. De versie die van toepassing is op de Opdracht is steeds de versie die geldig was op de datum van ondertekening van de offerte.
14.3 Het feit dat de Fotograaf op een bepaald moment één van deze voorwaarden niet zou afdwingen, kan niet worden geïnterpreteerd als een afstand van het recht om dit op een later tijdstip alsnog te doen.
Visuals of Love is een handelsnaam van Culture Crush BV — André Delvauxpad 60, 2000 Antwerpen — KBO 0802.412.407 — BTW BE 0802.412.407
Versie 1.0 · Laatst bijgewerkt: 10 mei 2026